Tuesday, June 30, 2020

Introducing the Microsoft Teams app usage report

As you might have noticed there are now more than 500 apps available for Microsoft Teams. Among popular education apps such as Assignments and Kahoot! you will also find productivity apps such as ServiceNow and Confluence Cloud.

As a Teams administrator, how could you keep track of which apps are used and how much they are used?

Maybe you need to ensure that the organization remains compliant with any regulations that govern it, or maybe you want to drive effective usage of your Teams platform. This can be managed by the app permission policies in Teams, but how can you make sure the right policies are in place?

This is where the new "Microsoft Teams app usage report" comes in!


To view a report of what apps are being used in your tenant simply open the Teams Admin center and click "Analytics & reports" and "Usage reports." On the "View reports tab", under "Report", select "Apps Usage." The Teams Apps usage report can be viewed for trends over the last 7, 30 or 90 days.

It is also possible to export the report to a CSV file for offline analysis. Click Export to Excel, and then on the Downloads tab, click Download to download the report when it is ready. In this exported report you can view the AppID of the Apps recorded in the report.

Thursday, June 4, 2020

SUCK - Svenska UC Klubben - meeting 2020-06-03

(Post in Swedish about a meeting in our local UC user group in Sweden.)

Ungefär 20 personer samlades online i ett Teams möte och började prata på mellan 20:00 - 23:00, och vi hann avverka en hel del ämnen fullständigt ostrukturerat men definitivt intressant och lärorikt.


Teams vs. Zoom. Alla var glada att nu ha 3x3 video, och ryktena om 7x7 video i Teams som troligen kommer framöver hade nått många i gruppen redan. Ryktet om 7x7 video kan ju stoppa en del diskussioner om att använda Zoom istället för Teams. Det var en hel del diskussioner kring Zoom och säkerheten i Zoom och att Zoom nu börjat kryptera. Det verkar som att Zoom används mest i skolor och utbildning. Det är lätt att komma igång med Zoom, men det har mindre funktionalitet än Teams då Zoom är fokuserat enbart på möten. Breakout rooms funkar bra med Zoom. Det går att förbereda Breakout rooms även i Teams, men användaren måste själv gå tillbaka till "ursprungsrummet" (mötet). Zoom har också lanserat Zoomphone, som är en lösning för att ringa med Zoom och tekniskt liknar den Direct Routing.

Vi pratade också om Slack som använts mest av utvecklare och även Webex där Webex calling är ännu ett "Cloud PBX system" liknande Zoomphone.

Vi väntar också på att mer videorutor skall komma till mobilerna, men kommer vi då behöva större mobiler?

Funktionen att "Poppa ut" chat har testats, vissa tycker att den känns som ett steg tillbaka mot hur det såg ut i Skype for business. Det är ju positivt att möjligheten finns i alla fall och den kommer även för möten och appar framöver.

Telefoni för mindre företag, mobilväxlar, diskuterades en hel del. Det finns en hel uppsjö av lösningar och nästan alla mobiloperatörer erbjuder någon sorts lösning idag. Det känns som att argumentet att ha ett fastnätsnummer att visa när man ringer till sina kunder sjunker för varje dag som går. Telavox och Cellip har integrationer med Teams. Någon i klubben kör Cellip och tycker det funkar hyggligt - men när man "gästar" en annan tenant så ringer det inte i Teams. Det gäller nog tyvärr alla såna lösningar då det problemet ligger i Teams och gästaccessen där. Cellips lösning är en "nätcentrisk parallellringning" där det går att använda fastnätsnummer. Det går också att konfigurera så att när det ringer på mobilnumret så tutar det både i mobilen och i Teams. Användaren kan välja var man vill svara, och konfigurerar man PSTN samtalet att annonseras två sekunder före VoIP samtalet så att kan man välja mobilens teleapp före Teams, och även neka samtal med SMS om man vill. Någon kör Telia TP som använder Telepo/Mitel och upplever att det funkar mindre bra, dåligt ljud samt att det inte finns VoIP i TP appen var feedback.

Teams på Linux, verkar funka bra, men ingen i klubben använder Linux klienten dagligdags.

Hur kommer Skype For Business Server 2019 att leva vidare?
Det verkar oklart. Skype For Business Server 2019 kom med några förbättringar jämfört med SfB 2015, t.ex. en ny HTML baserad kontrollpanel och failover även för response groups. Databas stödet för mirroring och några andra funktioner försvann. Support för Skype For Business Server kommer finnas länge till och uppdateringar släpps fortfarande.

Vi fick höra om någon organisation som i framtiden planerar att gå från Lync 2010 till CCE till Teams. En plan som kan ifrågasättas, men många organisationer hänger kvar länge på äldre versioner av mjukvara. Frågan om var de som inte vill gå mot molnet kommer att uppgradera till ställdes, men inga riktiga svar finns nog ännu.

Går det att migrera ihop två Teams eller slå ihop kanaler i Teams?. Det finns tredjeparts programvara som säger sig klara av detta, men då det inte finns APIer för att "impersonifiera" en användare och låta ett program posta till en kanal i en användares namn (en säkerhetsrisk förstås) så fungerar detta mindre bra. För den som vill testa att backa upp, manipulera och återställa så finns scriptet "Backup Teams" att testa fritt.

Problemet med att "dutt-dela" blev lång diskussion och en bra tankenöt att ta med till nästa möte. Problemet är som följer. I ett Team har man sagt att alla kan se alla filer, men bara de som är med i Teamet får se filerna. Någon laddar upp en fil och någon annan tar filen och delar den externt. Då går ett mail till team ägaren om att detta ska tillåtas, team ägaren som ofta inte tänker på konsekvenserna av ett sånt beslut godkänner förfrågan. Filen delas och den som får delningslänken kan läsa filen utan att de andra i Teamet vet om att det är så. Det skapas alltså en risk att för mycket / fel information delas externt. Som lösningar på problemet förslogs förstås att utbilda alla användare så att de förstår detta (svårt). Man skulle troligen kunna scripta bort rättigheterna (krystat), eller blocka mailet från SharePoint (förstör för andra scenarion). Man skulle kunna stoppa delning för hela siten i SharePoint (förstör för andra scenarion). Ett alternativ skulle kunna vara att kopiera filen till OneDrive och dela därifrån. Hursomhelst så verkar det som att separatdela, eller "dutt-dela", filer eller mappar (ännu värre) på detta sätt är ett problem. Hur löses det bäst? Diskutera gärna vidare i LinkedIn gruppen.

Hur förklarar man privata och publika team för användarna när man lägger till gäster - gästen får alltid tillgång till "General" kanalen men inte privata kanaler.

En anekdot om hur användare ibland använder produkterna på ett sätt som det kanske inte riktigt var tänkt berättades. I en organisation användes status meddelandet i Skype for Business för att "se vart alla är". Dvs alla uppdaterade var de är någonstans i statusen och när någon ville "gå och prata" med personen kollades Skype och man reste sig och gick. Det funkar ju, men man skulle ju också ha kunnat pröva chatt eller samtalsfunktionen direkt i applikationen. :-)

Alla i mötet presenterade sig och berättade lite om vad de arbetar med för tillfället.

Daniel Kåven berättade en del om teams.se och de utbildningsprojekt han driver och hur han peppar mindre företag att komma igång med Office 365 och Teams. Teamspodden fick mycket välförtjänt beröm, en bra källa till information på svenska.

Information från Microsoft om olika kommande events:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/events/ct-p/Events


Vid pennan SUCK klubbens ständige sekreterare Mattias Kressmark.

Håll koll på hemsidan, Linkedin gruppen eller Twitter (@SUCK_klubben) för nyheter och info om klubben och var och när nästa möte kommer att hållas. Hoppas vi ses!

Monday, May 18, 2020

Download a participant report in a Teams meeting

It is now possible to download a participant report from a Teams meeting. This report is found in the roster view and includes join and leave times for participants. Meeting organizers can download the report that includes users who joined and/or left the meeting while the organizer was present. This feature and download is only available within the meeting while the meeting is still active.

The feature is disabled by default and can be enabled via PowerShell. Connect with PowerShell to your tenant using these instructions and check the status of the meeting policies with Get-CSTeamsMeetingPolicy.


If AllowEngagementReport is disabled, enable it with the following command.

Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowEngagementReport Enabled

Now the report will be downloadable in the roster view.



The report(s) will be named
meetingAttendanceList.csv
meetingAttendanceList (1).csv
and are found in the "Download" folder on the client.

The report will show when a user joined and left the meeting.



This feature is available in the Teams desktop version (Windows and Mac) and the Teams web version.

Wednesday, May 6, 2020

SUCK - Svenska UC Klubben - meeting 2020-05-06

(Post in Swedish about a meeting in our local UC user group in Sweden.)

Ungefär 20 personer samlades online i ett Teams möte idag och började prata på mellan 20:00 - 20:30 och vi hann avverka:

  • Nästan alla vi jobbar enbart hemifrån nu
  • Roliga filmer och bakgrunder. (med exempel från IKEA som har släppt en del bakgrunder
    https://backgroundsbyikea.com/ samt https://teamsbackground.net/)
  • Vad är SUCK klubben? (Klubben startades 2011 som en diskussionsklubb kring Unified Communications, låg nere ett antal år och sedan gjordes ett omtag förra året. Fokus har vart att träffas på plats, och vi försöker träffas ca 4 ggr per år, och också umgås socialt med lite att äta och dricka tillsammans.)
  • Teamsdagen - det sista eventet vi var på innan allt stängde ner, ett bra event med många besökare (norra Europas största Teams event?). Många frågade angående en fortsättning av Teamsdagen, och det finns lite på ritbordet inför hösten. Spännande!
  • Covid-19 krisen - när återgår allt till det normala? Den har även skapat en brist på headsets och kameror. Många skolor och företag har ställt om till ett digitalt arbetssätt mycket snabbt. Vi kommer högst troligen att se mer video användas framöver nu när alla är lite mer vana att använda video hemifrån.
  • Ett virtuellt korvevent från Växjö som sålde 371 virtuella korvar.



Vid 20:30 - 20:45 berättade Mattias Kressmark om en del appar:

Ett enkelt exempel som kallas "Teams hem app" som kan visa egna guider för Teams på Svenska i Teams. Microsoft kan leverera en SharePoint template och ett Teams app manifest, och kunden skapar sin egen SharePoint sida med eget material utifrån denna mall.

Även Teams app mallen FAQ Plus, som nu också fungerar på svenska, demonstrerades, samt en rumsboknings app.

Kontakta Mattias Kressmark om du vill testa "Teams Hem Appen" i din egen tenant.


Vi pratade även om nyheter och kommande funktioner som

  • 3x3 video
  • Räcka upp en hand i Teams möte
  • Breakout rum

Vi fortsatte med blandade frågor mellan 20:45 - 22:00

En fråga kring hur webinars sparas i stream eller inte sparas i stream - skärmdelningen följer inte med.

Ligger några begränsningar kvar från neddragningar i kapacitet då många användare lades till i Teams? Onenote i tabbar är fortfarande read-only.
Microsoft 365, Windows Features Temporarily Reduced To Address Service Demands

En del saker har utökats som t.ex. max antal samtidiga live events har utökats från 15 till 50 samtidiga, ett live event kan även vara 16 timmar långt, upp till 20,000 användare kan titta på ett live event, det är sagt att dessa utökningar kommer upphöra sista juni. Det finns även t.o.m. möjligheter att ha live events med upp till 100,000 användare om man föranmäler detta.
Attendee Limit Increase for Live Events Hosted with Microsoft 365

Hur kan man köra politikermöten via Teams? Frågan gällde fram för allt flera kameror. Möten för politiker har lite speciella krav som att alla ska kunna se varann hela tiden, och mötet måste avbrytas om någon ramlar ur. Ett kommunfullmäktige hyrde in en extern firma för att producera ett Live Event som funkade bra. Här skulle nog ett MTR system kunna användas, och med fördel tillsammans med en videomixer. Vissa MTR system har två kameror, men en är en content camera och anpassad för att filma en whiteboard och inte fler människor. Hur många externa externa mikrofoner kan man koppla till ett MTR system? troligen upp till 4 st. Det finns även en bra artikel som talar om Digital votering med Teams

Det kommer snart bli möjligt att ladda ner en rapport över vilka som varit med i ett möte. Den måste sättas igång med kommandot:
Set-CSTeamsMeetingPolicy - Identity Global - AllowEngagementReport "Enabled"

Ett problem vid byte av nätverk diskuterades livligt. Det var inte alla som upplevt detta, och gruppen gissade på att det är något nätverksrelaterat, även saker som ADFS, GPOer, proxy, VPN kan var värt att kolla upp.

Vi gratulerade Linus som just blivit MVP på Office Apps & Services, grattis Linus!

När kommer transkribering till svenska för Teams?
Oklart, men för andra Office appar går det att läsa om här: Nu kommer Microsofts dikteringstjänst på svenska

Undertexter på iOS och Android i Teams finns nu i preview på engelska.

Skellefteå kommun har gjort en snygg guide som vi hittar på Digital arbetsplats

Det har kommit en del nya Surface produkter: Microsoft visar upp ett gäng nya Surface-produkter

Vad kommer hända med Ignite och Inspire nu när de är virtuella?


Vid pennan SUCK klubbens ständige sekreterare Mattias Kressmark.

Håll koll på hemsidan, Linkedin gruppen eller Twitter (@SUCK_klubben) för nyheter och info om klubben. Nästa möte blir också online i Teams och kommer hållas onsdagen den 3:e Juni 2020 klockan 20:00 - hoppas vi ses då!

Monday, March 23, 2020

Remote work checklist - Swedish version (among others)

Working remotely is not something everybody is familiar with. Microsoft has prepared something for us. A little guideline in the form of an infographic talking about remote work.

So I thought, that might be interesting for Swedish-speaking people as well, right? After finding a German version online I volunteered to translate it into Swedish. If you want to find the article talking about working remotely from Microsoft, just visit this link. In there, you find the English and original version as well.

There are now versions of this infographic in Swedish, English, French, German, Italian and Portuguese and more versions might be coming.


Updated 2020-03-24: Polish version added.
Updated 2020-03-25: Danish version added.
Updated 2020-03-26: Dutch version added.
Updated 2020-03-30: Spanish, Russian and Bulgarian versions added. 




  

 










Thanks to Patrick at afraIT for the idea to translate this infographic, and to all the translators!

Anas Abid (French), Sofia Samantha Colnaghi (Italian), Sara Barbosa (Portuguese), Edyta Dąbrowska (Polish), Peter Bech-Lutzka (Danish), Marcel Alberts (Dutch), Fernando Nogueras (Spanish), Sergey Savinov (Russian) and Petar Marinov (Bulgarian)

Wednesday, March 18, 2020

Teams på Svenska

(A post in Swedish about Swedish resources to learn about Teams)

Jag får ofta frågan om det finns filmer och information kring Teams på svenska, och det gör det ju. Jag har här samlat länkar i olika kategorier, för användare, systemadministratörer eller tekniker och för de som använder Teams i klassrummet. I övrigt är det väldigt blandad kvalite och längd på videoklippen. Jag har hittat fler klipp på YouTube men sorterat bort de som är äldre, den Microsoft Teams vi har idag är rätt annorlunda än den som fanns under t.ex. 2017.


För användare av Microsoft Teams

Kom igång med Microsoft Teams (Coligo)
https://vimeo.com/showcase/6934110

Förenkla arbetslivet med Teams (Telia)
https://www.telia.se/foretag/losningar/produkter-tjanster/office365/teamwork

En snabbtitt på Teams
https://www.youtube.com/watch?v=wkycavpzh10

Hur gör man en intervju via Teams
https://www.youtube.com/watch?feature=youtu.be&v=kqEJPiNudiU&app=desktop

Samarbeta och förenkla ditt arbete med Microsoft Teams i Office 365
https://www.youtube.com/watch?v=_yGVugrEk-I

Utbildning i Microsoft Teams: Skapa en ändamålsenlig kanal
https://www.youtube.com/watch?v=ksy_9eAKEVU

Privata kanaler i Microsoft Teams
https://www.youtube.com/watch?v=5urj5ykvr_o

Webinar för dig som användare i Teams
https://www.youtube.com/watch?v=Ozimbjr6VfE

#1 Chatta i Teams
https://www.youtube.com/watch?v=1DWLBI1zOqI

#2 format-knappen
https://www.youtube.com/watch?v=8aL4MOhaOKY

#3 Dela fil i OneDrive
https://www.youtube.com/watch?v=4X3v8HBa2J8

#4 Byta färgtema
https://www.youtube.com/watch?v=-PJo4f9CYlg

#5 Boka möte från chatt
https://www.youtube.com/watch?v=pTMqxkvaKCw

#6 Fästa kanaler i Teams
https://www.youtube.com/watch?v=GaB8T0cDEcI

#7 Lägga till ämne
https://www.youtube.com/watch?v=gtyYu24vt2k

#8 Meddelande
https://www.youtube.com/watch?v=PSsbJVp6jeQ

#9 Teambild
https://www.youtube.com/watch?v=WbhfdKLRsV4

#10 Posta i flera kanaler
https://www.youtube.com/watch?v=rZv_YmATA5I

#11 Redigera/radera inlägg
https://www.youtube.com/watch?v=PcptEgtU_VM

#12 viktigt
https://www.youtube.com/watch?v=Tgi-9W8UT0s

#13 Kanalikoner
https://www.youtube.com/watch?v=v4_wZaXNC9Q

#14 profilbild
https://www.youtube.com/watch?v=tPo0saB_7Es

#15 boka möte
https://www.youtube.com/watch?v=SRpDd3VCo3E

#16 Skärmklippsverktyget
https://www.youtube.com/watch?v=8szyY8qRGLo

#17 Fäst en fil som en flik
https://www.youtube.com/watch?v=nxkeDbRLHLQ

#18 Samtal kring en fil
https://www.youtube.com/watch?v=S50WPo_kpoA

#19 Spara inlägg
https://www.youtube.com/watch?v=VTOEK8TuhyQ

#20 Lägga till OneNote
https://www.youtube.com/watch?v=ZYusCpwxmAs

#21 Tagentbordsgenvägar
https://www.youtube.com/watch?v=ACoS7fovePo

#22 OneDrive, synkronisera filer. Del 1
https://www.youtube.com/watch?v=LTgR7EjTkqM

#23 Synkronisera filer i Teams, Del 2
https://www.youtube.com/watch?v=MXvTWZmEorE

#24 Gäst i teams
https://www.youtube.com/watch?v=83rLcqu5f_U

Microsoft Teams i skolan
(Teams for Education)


Teams för elever
https://www.youtube.com/watch?v=orDrdoQGQiA

Uppstart av KlassTeams
https://www.youtube.com/watch?v=S3T-f9oM32k

Uppgifter i Teams
https://www.youtube.com/watch?v=AzmCuBtQ1Ug

Återkoppla Uppgifter till eleverna
https://www.youtube.com/watch?v=5Z6TnBzsV1g

Strukturen i Klassanteckningsboken
https://www.youtube.com/watch?v=wiR0dE7Wx9M

Videosamtal i Teams-chatt
https://www.youtube.com/watch?v=O3dQ7_A6LoQ

Möte nu i ett Team
https://www.youtube.com/watch?v=vSDbbq--oco

Dela systemljud och Mötesinställningar
https://www.youtube.com/watch?v=m1FNygTzulE

MS102 Teams för skolan workshop
https://www.youtube.com/watch?v=j3u634YMi24

Mer om klassanteckningsboken i Teams
https://www.youtube.com/watch?v=SrX22DBR9ts

SÄG Följa kanaler i Teams
https://www.youtube.com/watch?v=ylxDiXps_oQ

Instruktionsvideo 5 om Office 365: Teams
https://www.youtube.com/watch?v=WuXAd_UjsQk

Instruktionsvideo 6 om Office 365: Teams - Vad Är Ett Team?
https://www.youtube.com/watch?v=YKYEvx-swrY

Instruktionsvideo 7 om Office 365: Teams - Att Skapa Ett Team
https://www.youtube.com/watch?v=HyPOHJrtN8c

Arbeta remote i MS Teams med helklass
https://www.youtube.com/watch?v=V0XgfJZv1yM

Att bjuda in externa gästerna till videomöten i MS Teams
https://www.youtube.com/watch?v=ddmVkttGP_I

Arbeta remote i Teams med en eller en mindre grupp av elever
https://www.youtube.com/watch?v=B5gbwIzzYmw

Att arbeta remote med en elev via chatten i MS Teams på iPad
https://www.youtube.com/watch?v=33EU9v6HljI

Hur du kan arbeta remote med MS Teams med en iPad
https://www.youtube.com/watch?v=ZnRXGkX39SA


För systemadministratörer och tekniker


Microsoft Teams - Fastna inte i Island Mode
https://www.youtube.com/watch?v=dSPeJpRxHpc

Telefoni med Microsoft Teams del 1
https://www.youtube.com/watch?v=DFlB5BnnSws

Telefoni med Microsoft Teams del 2
https://www.youtube.com/watch?v=wE4Wc_pz7z8

Telefoni med Microsoft Teams - Del 3
https://www.youtube.com/watch?v=wMLTQmoJNZg

#3 - Studio Series - Teams Adoption - Mars 2020
https://www.youtube.com/watch?v=iE_JCM03Brk


Om du hellre vill läsa eller lyssna om Teams på svenska kan jag rekommendera följande:


Mårten Hellebro bloggar på svenska
https://www.msteamsswe.se

Daniel Kåven har ett community för Teams
https://teams.se

Svenska UC klubben handlar mest om Teams
https://www.suck.nu

Och det finns även en podd om Teams på svenska: Teamspodden är en podcast om Microsoft Teams av och med Mårten Hellebro och Linus Cansby.
http://www.teamspodden.se

Har du fler tips på bra videor eller artiklar kring Teams på Svenska? Hör då gärna av dig till mig så uppdaterar jag denna post.

Monday, December 16, 2019

Ignite 2019 - BRK3226 - Every team, connected: Develop Microsoft Teams apps with Microsoft Graph

Presented by: Bill Bliss

Session summary:

The Microsoft Teams Graph APIs have grown considerably over the past year with many new APIs and types for Teams.  With team channel chat APIs, integrate Teams conversation experiences into your apps. Find out how to provision focused Teams experiences to every team in your organization, including managing the set of apps deployed to Teams.  Connect to the backing information behind every team, including files, plans, notes, and more.  This session shows how you can tightly connect to every facet of a team, and with several updates, see new ways for managing Teams applications that make it easier to distribute your apps and get them used.

My notes:

What should you use Graph API for?
  • Team and Teams user lifecycle automation
  • Analytics, compliance, announcements and flow integration
  • In Teams apps

Automating the Teams lifecycle

(If you would like to see this live in action, check out Vesa Nopanens great session from the European Teams User Group Virtual Summit - Making Teams the Hub for Work: The Graph API in Practice)

Analytics, compliance, announcements and flow integration

The questions: Which are the active teams and channels, what is the message volume, who are the active users? can be answered with Graph API.

Coming features
  • Sending chat messages with embedded images
  • Notification/webhook for all chats for a single user
  • Add/remove members to 1:1 and group chats

Webhooks in Graph API - register for notifications (per-channel) and get metadata about the event. The Subscription authorization must be periodically refreshed since it expires every 60 minutes, more info here: Change notifications for Teams messages, including message properties (preview)

If you are building a Teams App that uses Graph API, you would need Admin consent when customer deploys your App. This is addressed with Resource Specific Consent. Apps asks and gets permission only to resources in specific O365 Groups, not the entire tenant. Resource-Specific Consent (RSC) is a new consent model which can serve as the bridge between Graph API and Microsoft Teams apps. An app should only be allowed to work in one Team not in all.

The Group.ReadWrite.All permission is to wide - RSC can narrow the scope.

Only Teams owners can add consent to use Team data in this model, Admins can decide to allow this capability in the first place, and team owners can consent. The setting in the Azure Portal is called "Users can consent to apps accessing company data for the groups they own", where "Group" is the same as "Team".